Démarches administratives, gestion des salaires, assurances pour les salariés, recrutement de bons candidats... le travail au sein d'un service des ressources humaines n'est pas de tout repos. L'entreprise pour laquelle vous travaillez est-elle une organisation internationale avec des filiales à l'étranger ? Dans ce cas, nous supposons que votre travail au sein du service des ressources humaines est encore plus compliqué, en particulier lorsque les salariés sont mutés à l'étranger.
Muter vos salariés
Votre entreprise possède peut-être déjà des filiales dans différents pays. Il se peut aussi qu'elle ouvre une toute nouvelle filiale sur un nouveau site à l'étranger. L'une des plus grandes difficultés pour une société est de trouver les bons candidats pour les bons postes, en particulier dans un autre pays. Il est difficile de repartir à zéro, c'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de muter temporairement leurs salariés qui ont déjà une bonne expérience. Cette solution a de gros avantages : Un salarié expérimenté devient manager du nouveau site pour diriger ou former de nouveaux collègues.
- La mutation d'un salarié vous fait gagner beaucoup de temps par rapport à la recherche du candidat idéal à l'étranger.
- Votre salarié fait ainsi l'expérience du marché international et peut juger si une croissance est possible pour le nouveau site.
- C'est un bon moyen pour vos salariés de se construire un réseau international.
- Certains salariés de l'entreprise sont-ils prêts à partir à l'étranger pour un certain temps ? Il est alors temps de passer à l'aspect pratique de l'histoire : une relocalisation (internationale) en douceur !
Une bonne préparation est la clé du succès, pour vous en tant que RH, mais aussi pour le collègue qui va bientôt déménager. Il y a beaucoup de choses à organiser, de l'intégration dans les nouvelles fonctions à la recherche de la bonne solution pour le logement, en passant par les démarches administratives et bien d'autres choses encore.
La nouvelle mutation
Étant donné que l'objectif de la relocalisation est de prendre un poste à pourvoir sur le nouveau site, il est important que votre employé sache à quoi s'attendre. Veillez à expliquer clairement en quoi consiste le poste, à quoi ressembleront les bureaux et l'équipe... Vous l'avez compris, un processus d'intégration clair est indispensable.
Pensez également à régler les aspects pratiques, ou du moins à aider votre salarié à régler toutes ces questions. Vous trouverez ci-dessous un mémo de tous les aspects liés au nouveau poste à prendre en compte :
- Adapter la gestion des salaires si nécessaire
- Mettre en place des contrats d'assurance
- Faire les démarches pour les permis de travail
- Permettre à votre salarié de légaliser son diplôme pour le pays de destination, si nécessaire.
- Apprendre à connaître les coutumes et les habitudes, la langue du pays de destination est une chose que vos employés ne peuvent faire qu'eux-mêmes, mais vous pouvez bien sûr les soutenir dans toutes ces démarches.
La préparation est essentielle
Dès que tout est prêt pour les nouvelles mutations de vos employés à l'étranger, vous pouvez les aider à trouver la solution idéale pour leur logement. Il y a deux possibilités : l'entreprise peut donner un budget pour le déménagement, mais si la mutation approche (et si vous voulez être un employeur responsable), nous vous suggérons d'aider votre collègue autant que possible.
Solutions pour trouver un logement
La recherche d'un logement dans le cadre d'une mutation peut, selon la destination, s'avérer un véritable challenge. C'est une bonne idée de trouver un correspondant local qui peut aider l'entreprise à trouver des solutions de logement intéressantes pour le futur, en particulier si vous envisagez de relocaliser un nombre plus important encore d' employés. Il peut fournir aux RH et à vos salariés toutes les informations nécessaires sur sa prochaine destination et tous les détails pratiques relatifs au marché immobilier et à la location.
Gardez toujours à l'esprit qu'une installation confortable permet à vos employés et à leurs familles de se sentir chez eux plus rapidement.
Meubler une installation temporaire
Louer un logement n'est pas la seule chose à faire, il faut aussi le meubler. Certains appartements ou maisons peuvent être loués déjà meublés. Ainsi, vos employés n'auront pas à se soucier de se meubler eux-mêmes. L'inconvénient d'un logement meublé ? Vous ne pouvez pas choisir le style et le type d'ameublement, ce qui peut s'avérer frustrant dans certains cas.
Louer du mobilier
La location de mobilier est une autre option pour l'aménagement d'une installation temporaire. Ainsi, vos employés pourront choisir leur propre style d'ameublement pour chaque pièce. Savez-vous que même les appareils électriques et les ustensiles de cuisine peuvent être loués ? En offrant à vos employés la possibilité de louer des meubles pour leur logement, ils n'auront pas à se soucier de faire les démarches pour le meubler. Ils auront ainsi plus de temps pour se concentrer sur leurs nouvelles fonctions et leur nouvelle destination, et se sentiront rapidement chez eux.
La location de mobilier est une solution flexible ; si votre employé reste plus longtemps que prévu sur le nouveau site, le contrat peut facilement être prolongé. De même, si l'entreprise décide de relocaliser d'autres employés par la suite, il est possible d'acheter le mobilier loué à terme. De cette façon, vous pouvez offrir à chaque employé qui déménage à l'étranger une solution de logement adaptée à ses besoins.
Solutions de logement à l'étranger : check-list
Vous le savez déjà : qaund tout est bien préparé, il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la recherche d'une solution de logement pour vos employés. Vous trouverez ci-dessous une check-list de tâches à accomplir en tant que responsable des ressources humaines ou directeur, que vous décidiez d'organiser les démarches vous-même ou que vous assistiez vos employés dans toutes ces démarches :
- Signer le bail de location,
- S'occuper des démarches administratives : eau, électricité, assurances, demande de domiciliation...
- L'aménagement,
- la location d'un logement meublé
- l' achat de meubles et d' appareils électroniques
- la location de meubles et tout ce que l'on peut avoir besoin. Découvrez dans quels pays européens In-Lease peut vous aider ! Un service de location de mobilier dans 8 pays européens.
Préparer toutes les formalités administratives pour une mutation est probablement quelque chose que vos employés appréhendent. Il est donc important de faire les démarches afin de leur permettre de déménager en douceur.
Visa et permis de travail
N'oubliez pas de demander aux employés qui déménagent de vérifier la date d'expiration de leur passeport et de leur permis de conduire. Il en va de même pour le conjoint et les enfants . Aidez-les à se renseigner sur les types de permis nécessaires pour le pays de destination.
Assurance et système de santé
Attendez-vous à l'inattendu et veillez à souscrire des assurances au cas où. Aidez vos employés à souscrire de bonnes assurances pour eux-mêmes et pour leur famille. Laissez-les vérifier si l'assurance maladie dont ils bénéficient dans leur pays couvre également les frais médicaux à l'étranger. Ils pourront ainsi opter pour des assurances supplémentaires si cela leur est recommandé.
Système bancaire
Si l'appartement ou la maison à l'étranger devient la résidence principale de vos employés, il peut être judicieux de leur recommander d'ouvrir un compte bancaire à l'étranger. Dans la plupart des pays, ce n'est pas un problème, et cela rend les paiements, les retraits .. beaucoup plus faciles.
Langue
La barrière de la langue peut constituer un véritable challenge pour vos employés, leur partenaire et leurs enfants. Aidez-les en leur proposant des cours de langue avant le départ ou sur place.
Les enfants
Lorsque vos employés déménagent à l'étranger, il y a de fortes chances que leur partenaire et leurs enfants les accompagnent. Cela ajoute d'autres démarches à faire à la check-list de votre employé, et vous pouvez bien sûr l'aider pour ce qui est de la scolarité, de la garderie, des clubs de sports ...
Une bonne intégration
Un déménagement international peut être ressenti comme un challenge à la fois pratique et psychologique pour vos employés et leurs familles. L'entreprise pourrait leur proposer des ensembles de mobilier contenant des conseils et des astuces pour qu'ils se sentent plus rapidement chez eux : apprendre une nouvelle langue, entrer en contact avec des personnes en dehors du travail, faire des choses amusantes pendant leur temps libre...
Une expatriation bien accompagnée
Lorsque vous demandez à vos employés de partir travailler à l'étranger, vous pouvez, en tant qu'entreprise ou service des ressources humaines, prendre certaines mesures pour montrer votre engagement et soutenir vos employés le mieux possible. Nous avons déjà mentionné le processus d'intégration, mais aussi la recherche d'une bonne solution de logement et d'autres obligations pratiques. Dégagez un budget est un excellent moyen de soutenir vos employés à l'étranger, mais nous recommandons également aux RH de prendre certaines dispositions pour que cette relocalisation se déroule sans heurts ; c'est la clé du succès pour vos employés à l'étranger.
Muter vos salariés?
Vous ouvrez bientôt une nouvelle filiale à l'étranger ? Dans ce cas, vous êtes peut-être à la recherche d'un partenaire qui vous aidera à trouver la solution de logement idéale pour vos employés.
Chez In-Lease, nous proposons une location de mobilier dans plusieurs pays européens.
