Je medewerkers verhuizen, zo doe je dat

Personeelsadministratie, de lonen op tijd uitbetalen, verzekeringen in orde brengen, de juiste mensen voor de juiste vacatures vinden… bij een functie in HR komt heel wat kijken. Is het bedrijf waarvoor je al die zaken regelt een internationaal bedrijf of een multinational? Dan gaat jouw takenpakket op de personeelsdienst of bij Human Ressources ongetwijfeld nog een stapje verder. Denk maar aan het helpen verhuizen van medewerkers naar het buitenland wanneer ze tijdelijk in een andere vestiging aan de slag gaan.

Misschien heeft het bedrijf al verschillende vestigingen verspreid over verschillende landen. Ook kan het zijn dat er een vestiging wordt geopend op een nieuwe locatie, al dan niet in het buitenland. Eén van de grootste uitdagingen voor een organisatie is dan om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen, zodat er ook in de nieuwe vestiging duidelijke teams zijn met de nodige talenten en kennis. Kies je voor enkele van je ervaren medewerkers om de nieuwe vestiging een 'kickstart' te geven? Dat heeft enkele voordelen:

• Een ervaren medewerker krijgt een leidinggevende rol op de nieuwe locatie, om nieuwe collega’s te sturen of op te leiden
• Het bespaart HR de tijd die nodig is om nieuwe medewerkers te zoeken
• Een medewerker die het bedrijf al kent kan zo de internationale markt beter aanvoelen en nagaan of er groei mogelijk is voor de nieuwe locatie
• Het is de ideale manier voor je medewerkers om een internationaal netwerk uit te bouwen

Zijn er collega’s bereid om tijdelijk naar het buitenland te verhuizen? Dan wordt het tijd voor de praktische kant; een vlotte (internationale) verhuis.

Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes, zowel voor jou als HR-medewerker als voor de collega die verhuist. Er zijn namelijk heel wat zaken te regelen, van een opstart op de nieuwe locatie tot huisvesting, administratieve ‘to do’s’ en meer.

De nieuwe locatie

Aangezien het doel van de verhuis een functie op een nieuwe locatie is, is het belangrijk dat je medewerker vooraf goed kan inschatten wat hij of zij mag verwachten. Bespreek daarom hoe het nieuwe filiaal eruit zal zien, hoe het team opgebouwd wordt, wat de nieuwe functie precies zal inhouden enzovoort. Je hoort het al; een duidelijk onboardingsplan is essentieel.

Zorg er ook zeker voor dat de praktische kant van de zaken geregeld is of op z’n minst dat je je medewerker hierin kan ondersteunen. Hieronder geven we nog een checklist mee van zaken die omtrent de nieuwe functie in het buitenland in orde te brengen zijn;

• Gegevens voor (loons)administratie aanpassen
• Verzekeringen in orde brengen
• Werkvergunning regelen
• Diploma legaliseren voor het land van bestemming
• Gebruiken en gewoontes leren kennen, de taal onder de knie krijgen. Dit is uiteraard iets dat in handen ligt van de collega die verhuist, maar je kan hem of haar er uiteraard wel in ondersteunen.

Meubilair huren 

Een andere optie is het huren van een volledige inboedel. Tegenover het huren van een bemeubelde woning heb je bij deze optie wél de mogelijkheid om medewerkers hun eigen stijl te laten kiezen. Ze beslissen zelf welke meubels of welke pakketten ze willen en wat ze precies nodig hebben in elke ruimte. Wist je trouwens dat ook elektrische toestellen of keukenmateriaal gehuurd kan worden? Door je medewerker zo’n volledig pakket aan te bieden zijn ze meteen geholpen en hoeven ze niet bezig te zijn met inrichting. Meer tijd dus om te focussen op hun nieuwe functie én je helpt hen om zich snel thuis te voelen in hun tijdelijke woonst.  

Het huren van meubilair is een heel  flexibele oplossing; Blijft je medewerker langer dan verwacht op bestemming? Dan kan het contract gewoon op elk moment verlengd worden. Ook als de betreffende medewerker vertrekt en je wilt er andere kandidaten huisvesten, dan heb je de optie om het gehuurde meubilair uiteindelijk over te kopen aan een interessante prijs. Zo heb je een permanente oplossing achter de hand op vlak van huisvesting voor elke collega die tijdelijk in de buitenlandse vestiging gaat werken.

Huisvesting in het buitenland: een checklist

Je hoort het al, mits een goede voorbereiding is huisvesting niets om je zorgen over te maken. Hieronder geven we nog een checklist mee van de dingen die je als HR-verantwoordelijke niet mag vergeten, of je dit nu zelf in orde brengt of je dit overlaat aan de collega die zal verhuizen. Een goede opvolging is essentieel:

• Huurcontract tekenen 
• Administratie in orde brengen: water, elektriciteit, domicilie aanvragen, verzekeringen omtrent het huis
• Inrichten;
  • Een bemeubelde woning huren
  • Meubilair en elektrische toestellen kopen
  • Meubilair en dergelijke gaan huren. Ontdek op welke locaties in Europa In-Lease je kan helpen! 

Al het papierwerk is ongetwijfeld iets waar je medewerker die verhuist erg tegenop kijkt. Het is dus belangrijk om het in orde brengen ervan zo vlot mogelijk te laten verlopen. Zo help je hem of haar bij een vlotte verhuis. 

Vraag je je medewerkers om tijdelijk naar het buitenland te verhuizen? Dan zijn er als bedrijf heel wat dingen die je kan doen om betrokkenheid te tonen en om hen te ondersteunen. We hadden het al over een goede onboarding op locatie, maar ook over het vinden van een goede tijdelijke woning en andere praktische verplichtingen.

Kies je ervoor om een budget vrij te maken, dan is dat een mooie eerste stap, maar we raden ook aan om als HR-medewerker of als werkgever er alles aan te doen om de internationale verhuis van je mensen zo goed mogelijk te laten verlopen; dat is de sleutel tot succes voor je medewerkers op locatie.